主题档案建立指南：从收集到编目的完整方法

第一步：收集先求全，原文照录

建档先求全，第1步只收集。

收集阶段的动作只有1个：把题面原文完整照录下来，连同出现的场合与年份一并登记。照录时不改字、不润色、不合并同类项，哪怕两道题只差1个标点，也各占1条。这个阶段最忌边收边评，评价会污染收集：觉得不重要的题会被随手略过，而档案的价值恰恰在于它不替未来做取舍。今天的冷门条目，可能是多年后研究命题回潮时唯一的一份记录。收集的完整度，决定了整册档案上限，编目技巧只能决定下限。

第二步：按3栏拆解每道题面

收齐之后，逐题做3栏拆解。

每道题拆成动词、意象、限定词3栏登记，拆法与命题措辞档案完全一致，保证全册口径统一。拆解时遇到拿不准的成分，不要凭感觉归栏，先标待议，集中请教或对照同类题处理，待议标记本身也是信息，它提示后来的编目者这里曾经有过歧义。3栏拆完，题面的骨架就显形了，后续的分类、对照、年表都以这份拆解为底稿。底稿的质量决定全册质量，这一步值得花全程近4成的时间慢慢做。

第三步：双轴分类与年表成形

分类用双轴，年表随后成形。

第一轴按意象分自然、城市、日常3组，第二轴按句式分陈述、提问、情境3式，每道题在两轴上各有1个坐标，交叉检索由此成立。分类完成后按年份排年表，1年1行，题面原文、双轴坐标、定界要点4栏并列。排年表时会自然发现重复主题与沉寂多年的意象，这时不要急着写结论，只按档案格式圈注重复、记注回潮与转向，判断留给使用者。全册编目到此基本成形，剩下的工作是给每道题补定界表与未明事项清单。

第四步：维护节奏与复查口径

档案建成后，按年维护1次。

维护做3件事：新题入档前先核对原文，杜绝转录错误；分组口径回检1次，看新题型是否撑破了旧标准；重复条目补建关联记录，保证网状索引不断线。复查时若发现早年条目有误，修正要留痕：原文照旧保留，修正内容以补记形式附后并注明日期。档案的可信度来自这种留痕习惯，使用者看到补记，不会觉得档案不可靠，反而会确信这册档案里的每1条都经得起追问。从收集到维护走完一轮，一套可长期使用的主题档案就立住了。

第五步：给每道题补上索引出口

编目收尾，每条留3个出口。

全册成形后逐条检查索引出口：这道题通往同组意象的哪几条、通往同句式年份的哪几年、若属重复主题则通往哪几册对照册。出口缺失的条目在查阅时是死胡同，使用者读完只能原路返回，档案的网状结构就断在那里。补出口是纯粹的耐心活，每条大约2分钟，全册补完通常要分几个晚上。档案把这一步放在最后，不是因为它不重要，而是因为它必须以完整的分类与年表为前提，顺序颠倒只会反复返工。

常见返工：分类口径中途变更

建档返工，多因口径中途变。

最常见的返工原因是建到一半修改了分类标准，前面的条目要全部按新口径重过。避免的方法是在分类开始前先拿10道题试分，口径的毛病在试分阶段暴露，成本最低；试分通过再正式开工，中途原则上冻结口径，真要调整，也只从下一批新条目起执行，旧条目用补记注明口径差异。这条经验写在建档指南里，是编目员用返工的夜晚换来的，比任何理论说明都更值得放在前面。